コロナの影響で在宅ワークを強いられると、多かれ少なかれ問題にぶつかる人も多いハズ。
- あの人に聞かないと分からない
- 会社にある書類を確認する必要がある
- 上司の押印がルールだけど、押印できない、どうすれば・・・
上記のような問題にぶつかっている人もいるはず。そもそも自分がその一人です。
結論としては、コロナによって浮き彫りになった属人化業務の標準化が必要。
自分は現在サラリーマンをしており、緊急事態宣言時には完全在宅ワークをしていました。その中で感じたことは、自分ひとりではどうにもならない問題が結構多いということ。
どうにか改善できないかなと思った矢先、1つの記事に出会い、すごく勉強になったので紹介したいと思います。
会社の業務の属人化が問題に感じている人、コロナの逆風に負けずこのタイミングならではの強化を図りたい人に向けてすごく参考になる良い記事だと思います。
コロナに乗じて業務改善しまくるおばあちゃんの話
今回紹介させてもらう記事は以下になります。
町内会の属人化した仕事を、コロナで会合が開けないことを理由に、詳しい人から聞き出しまくって片っ端から標準化していくおばあちゃんのお話です。
記事の内容からすると、メーリングリストの導入、GoogleDocでの会合資料の共有、ワードプレスでの町内会のブログの立ち上げ、町内会の写真はInstagramで共有と超がつくアクティブな方のようです。
プライベートではSwitchでスマブラやあつ森をしているとも。
普通に考えてすごくないですか？
記事内で年齢は80歳以上と記述がありますが、自分の周りで上記のようなアクティブな80代は見たことがない。というか40代でもここまでアクティブな人はいないと感じました。
ブログを運営している身からすると、ワードプレスの立ち上げはテクノロジーに明るい若者ですら難しいと感じる部分があるのにすごいとしか言いようがない。
世代とか、年齢って何の言い訳にもならないんだなと痛感させられます。
以下では記事を読んで感動した点について紹介していきます。
自分の背中であるべき姿を示してくれるおばあちゃん、そして素晴らしい人の話を記事にまとめてくれた執筆者さんに心から感謝します。
従来業務の標準化
感動した点の1つ目は「従来業務の標準化」です。
記事内では町内会の口伝えで伝承されている仕事内容について触れられています。
対処法は、おばあちゃんが各人から情報を聞き出し、即座に共有ドキュメントにしてしまうという方法で共有を図っていると紹介されています。
記事の本筋の話なのですが、この問題は現実問題として多くの企業、そしてそこで働く人が直面している問題なのかなと感じています。
自分自身、人生で初めて在宅会社員をしてみて属人的な部分を感じざるを得ない場面に何度も遭遇しました。
リモートワークをする上で意思疎通のためのツールは拡充され、属人的な仕事に対する付け焼き刃的な対応はなんとかなっているとは感じます。
しかし本質は属人化している知識に誰でもアクセスでき、共有されていることかなと感じます。
そのために各人が自分の知識を共有する努力、それをどのように標準化していくのかが鍵になるのかなと感じました。
人を持ち上げる工夫
感動した点2つ目は「人を持ち上げる工夫」です。
属人業務を持っている人は、得てして以下の理由から開示に非協力的な場合が多いです。
- 組織内での自分の優位性
- 仕事を保持したい気持ち
- 単純に面倒
実際問題自分がやった方が早いということもあるし、意地悪な人なら「自分が初めてやった時はこんなに苦労したのだから、何も苦労なしでできると思うな」と考える人もいることでしょう。
自分の会社に置き換えても大多数が属人的な仕事をしており、共有されていることってかなり少ないと感じます。
紹介している記事内では、おばあちゃんが町内会の人から業務を聞き出す描写があるのですが、相手にとって気持ちよく感じる聞き出し方をしておりすごく勉強になります。
お互い感情ある人だからこそ、前提の共有、必要性の共有といった気持ちの共有から始める必要があると勉強になりました。
新しい技術を自分から吸収しにいく
いかがだったでしょうか？
今回はコロナに乗じて町内会の業務改善をしまくるおばあちゃんの記事を紹介してみました。
最後に感動した点は「新しい技術を自分から吸収しにいく」姿勢です。
冒頭でも紹介しましたが、メーリングリスト、GoogleDoc、ワードプレス、Switch、Instagramとテクノロジーの使いこなしがすごい。
個人的にはこんな人になりたいと素で思える人物像でした。
現代社会ではできないことは無いくらいテクノロジーが発達しています。
力技で攻略する時代は終わりを迎え、上手に技術を使えるのかどうか、そちらに軸足が完全に移行しています。
紙でゴリゴリ処理したり、押印がマストだったりの世界はもうとっくに終焉している。
その時々の生き方を、世代や年齢に関係なく取り入れていく姿勢はすべての人に共通の学習項目なんだと再認識しました。
色々学ぶものが多い記事ですので、是非ご一読ください。
それでは、KATSUNがお送りしました。
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