仕事において無駄だと感じることがある人は多いと思います。
- 紙で管理しようとする
- 必要以上に電話で依頼してくる
- まとめばかり何度も要求される
上記のようなことを感じているサラリーマンは多いことでしょう。その中でも今回は圧倒的に時間を無駄にしているものについて考察してみようと思います。
結論として、無駄な会議が多すぎる。
自分は会社員を始めて7年目の営業職サラリーマンです。今はコロナウィルスの影響で在宅勤務をしているのですが、オンラインの会議が週に数回あります。
会議での無駄な時間過ぎるので感じることのまとめと、対処法について記事にしてみようと思います
会議に参加せざるを得ない同じ境遇の人、そして会議を開催する側の人にとって一考する機会にして頂ければと思います。
千載一遇のリモートワークを実践できる機会です。
今こそ当たり前だった会社での習慣から無駄なことを炙り出し、より効率的に仕事を進められるように考えるチャンスにしていきましょう。
会議は無駄な時間の塊
仕事における会議でこんなことを思うことはないでしょうか。
- 内職しようっと
- 意味のない会議だなー
- 集まって話す必要性が感じられない
こんな気持ちで会議に臨んでいる時点で、その会議はすでに無駄時間です。
そして自分も日々上記のようなことばかり感じています。
無駄な時間のために本来やるべきことが進められず、挙句の果てに残業をしないとダメなんて馬鹿げていると思いませんか？
在宅勤務が始まって約1ヶ月ですが、管理職は日中は毎日オンライン会議が入っており家にいながら会社にいる時よりも残業をしていると知り、がっかりしました。
今の管理職の姿が将来の自分の姿ですからね。
非効率にも程があるし、会社のように環境が変わらない状況だからこそ一層のメリハリが求められるのに、ダラダラと仕事をしているのではないでしょうか。
詳細は分からないですが、こんな時だからこそいつも以上に楽しそうに、仕事以外のことをやっている上司が自分はかっこいいと思うし、そうなりたいと思います。
今のところはいませんけど。
今回の記事では無駄な会議について考え、無駄な会議に時間を食いつぶされないために今できる対処法を紹介します。
無駄だと思う要因
会議における無駄だと思う要因をまとめます。改善のポイントになれば幸いです。
無駄ポイント①：会議をすること自体が目的になっている
「会議をしている」という実績のためだけの会議が多いと思っています。
自分の会社だと定期的に部会議、グループ会議などがあるのですが、話すことがない時でも形式的にみんなで集まる場が用意されます。
議題がないなら集まる必要はないし、中止すべきじゃないでしょうか？
その悪しき習慣が在宅でも引き継がれており、形式だけのオンライン会議が催されています。
本当に無駄だと感じています。
無駄ポイント②：議題＆資料が事前に共有されていない
会議において読みあわせや、資料配布なしで始まるのは無駄だと感じています。
事前に配布し、目を通してからはじめる。そして会議時間はその資料についての質問のみを実施する。
集まるメリットはディスカッションだと思っています。
資料を読み合わせていくだけの時間は不要です。
無駄ポイント③：全員を集める必要がない
会議の中で個人間の議論になることはないでしょうか？
自分の会社では毎月個人の発表があるのですが、結局の所、管理職と担当だけの話合いになります。
大勢の人が集まって二人だけの議論。その他の人は待っているだけ。
なんて無駄な時間なんだろうと毎回思います。
急ぎの用事を抱えている場合、内職もしたくなりますよね。
無駄ポイント④：時間の区切りを守らない
会議においてほとんどの場合タイムスケジュールがあると思います。
あなたの会社は時間を守っていますか？
自分の会社は全然守られていないです。
話が続けいていれば内容に関わらず、時間を大幅に超過してもお構いなし。
時間を守るという気持ちが希薄過ぎです。
無駄ポイント⑤：話の脱線が抑制されない
会議において、多かれ少なかれ脱線が起きます。
実体験として、昨日の会議ではなぜか年配の方たちが「エクセル書類のPDFへの変換の仕方」について話が脱線し、約1時間くらい時間を消耗しました。
バカバカしいとしか思えない。
ググれば5分で分かることを、手とり足とり教える。
正直やばいです。今の会社。
極力脱線をしないという気持ちと、脱線しかねない発言はしない、管理者はそれを抑制するということが必要だと痛感しました。
リモートだからこその対処法
会議での無駄な点についていくつか紹介しました。
次に対処法を紹介しようと思います。リモートだからこその対処法です。無駄なことに飽き飽きしている人は是非実践して下さい。
対処法はカメラ・マイクをオフにし、ワイヤレスイヤホンでとりあえず傍聴だけする。
自分の場合は通信制限のあるネットワーク環境しかないため、映像のやり取りをすると通信量を大幅に消耗し業務に支障が出ます。
だからオンライン会議では基本的にカメラ機能をオフにして参加しています。
単に私生活を晒すのも嫌ですしね。笑
昨日の会議はパーカー、ジャージのラフな格好で寝癖もついたまま参加していました。
上記の理由からカメラはオフなので、映像をシェアするだけの音声会議です。
そして会議の様子を音で聞き、映像を見ていて「これは見る必要がないな」「発言することもないな」と感じたらマイクをオフして違う仕事をしていました。
具体的にいうと、午前中の会議で時間が大幅に超過し、昼休みに食い込みました。そして話している内容はどうでもいい内容。
マイクをオフにしてワイヤレスイヤホンで一応傍聴だけしながら、一人お昼ごはんを食べていました。
相手を変えることはできないですが、自分が無駄な時間から距離を取ることは可能です。
ちょっとの工夫で無駄時間を削減できるので是非実践してみて下さい。
以下にワイヤレスイヤホンを紹介しておきます。お使いの機材に合わせて適当に選んでみて下さい。
時間は命と同じ
いかがだったでしょうか？
今回は仕事において会議がいかに無駄な時間なのか、そしてリモートワークだからできる対処法について紹介しました。
時間は命と同じです。
現代人なら大体100年くらい。
その限られた命を無駄なことに消耗しているなんてバカバカしいと思いませんか？
自分の命を守れるのは自分だけです。
周りに流されることなく、何をすべきか。
今一度振り返る良い機会なのかなと自分は感じています。
在宅が要求されているからこそ、できることをしっかりとやっていきましょう。
それでは、KATSUNがお送りしました。
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