【仕事効率化】手を抜くことは悪いことじゃない

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どうもKATSUNです。

もっと時間が必要、仕事を効率化したいと思っている人は多いハズ。

  • 全力で動いているのに、いつも忙しい
  • やりたいことがあるのに、時間がない
  • プライベートを充実させたいけど、残業で時間も体力もない

今回の記事ではそんな悩みを解決するマインドについての記事になります。

結論としては、抜ける所は手を抜いて、やらないことを増やしていく。

自分は本業はサラリーマンで営業をしていているのですが、基本的にいつも時間が足りなくて仕事に追われている状況が多いです。能力問題もあるのですが、電話、メールで「急ぎ」「至急」というタイトルの問い合わせを毎日してくるお客様が多いからと思っています。

以下にコメントしていきます。

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「急ぎ」、「至急」なことはそんなにない

日本人特有なのかもしれませんが、せっかちな人が多過ぎではないでしょうか。

何をやるにしても急ぎ、本当は急いでいないけど急ぎと言っておいた方が少しでも早く対応してもらえるかもしれないという発想から「とりあえず」急ぎと言う人も多いです。

受ける側は真面目に全て付き合っていたら、いくら時間があっても足りない状況に陥ります。

あとはなんと言っても電話。相手の時間を強制的に奪う行為です。逃げ場のない環境で直接相手に伝えられて、かつ反応も確認出来るツール。

友人や家族と話すには声も聞けて便利なツールですが、ビジネスの場においては無い方が正直うれしいです。

自分のお客様はメール+電話で「至急」と言ってきます。そしてほぼ毎日至急と言っています。

急ぎで対応しても次なる至急がやってくる。

その結果、何が至急なのか正直分からないこともしばしばあります。

頑張って対応した結果、次の至急がくるけど、本当はどっちが急ぎだったのだろうか?と毎日思っています。

対処法として、最近ははあまり至急と感じないようにしています。

結果として、急いでいないことも結構多いですしね。

あと一般的に考えて、毎日至急の状態は意味が分からないですし。

至急と連発した結果、相手の中で至急に対するハードルが下がってくるので、毎回至急は止めた方が良いです。自分はできるだけ至急は言わないようにしています。

相手の回答を待つ時間まで考慮して進めることが本当の意味で「できる人」だとも思います。

やらなかった結果を予想する

やらなかった結果を予想して、最終的に有益な選択をしていくしかないです。

例えば、至急というタイトルのメールに対して行動をしない場合

  • 自分の時間が増える、もしくは他の仕事を進められる
  • 相手に怒られる

このメリットとデメリットが予想されます。自分にとってメリットが上回れば、デメリットは受け入れてしまおうという考え方です。

この考え方の重要な点は直近のメリット、デメリットだけではなくて、関連する事柄も予想しておいた方が良いことです。

前回も怒らせているから今回は早めに対応しておこうとか、どうしても自分の時間が必要だからなんと言われても後回しなど、自分の中でメリハリをつけておけば、納得できるようになってきます。

例えば自分は外出中はパソコンを開かないようにしています。

理由は外出時は外出する用があるので、2つのことを頭で考えなくて良いようにするためと、単純に効率が悪いからです。

至急のタスクがあったとしても、それなら早く会社に戻って作業する方が集中して対応できると思っているので、怒られても良いから外ではパソコンを見ないようにしています。

手を抜くことは悪いことじゃない

外出のスキマ時間やランチの時などにパソコンを開くサラリーマンがほとんどだと思いますが、上述したように自分は基本的に開きません。

効率の悪い状況でダラダラやるよりは、良い環境で短時間で終わらせる方が意味があると思っています。

そういう考えから、先輩社員と同行したりしても、自分だけパソコンを開かずにスマホでブログの記事ネタ探しをしたりしています。

普通に考えて怒られそうな状況ですが、最近は本当にそう思うので全く気にしていません。笑

効率の悪い状況では思い切って手を抜いたほうが、頭と気持ちがリフレッシュして、仕事に向かった時の効率が上がります。

いつも張り詰めた状態だとメンタルがもたないですよ。

何事もメリハリを意識するようにしています。

あと一般的には「外出中=別の仕事中」という認識になるので、相手からもそんなに怒られないですしね。

他人は変えられない

他人の考え方は永遠に変えられないです。

しかし自分の考え方は今すぐに変えることができます。

コントロール不能なものをどうするのかに無駄な時間を使うよりは、自分の中で芯を決めてしまってやる・やらないの取捨選択をスピード感を持ってやって行けば、時間が捻出できます。

意識的に取り組んでいった結果、考えることもなく無意識に処理できれば最高ですね。

考え方の合わない人と接しなければいけない環境から去ることができれば良いのですが、それができない内は自分の考え方を変えていくしかないです。

手を抜くのは工数削減にも繋がると思うので、手を抜きつつ、できるだけゆるく仕事をするようにしていきます。

参考になれば幸いです。

それでは。

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